De kern van de app
Eat that frog: eerst de taak die je het liefst uitstelt
Er is een oud gezegde, vaak toegeschreven aan Mark Twain: begin je de dag met het eten van een levende kikker, dan heb je het ergste van die dag al achter de rug. Je frog is de taak die je het liefst uitstelt, maar die je het verst brengt. Snap je dit, dan snap je de Frogplanner.
Wat is je frog?De ene taak van vandaag met de grootste invloed op je doelen. Meestal is het ook de taak waar je tegenop ziet: een moeilijk gesprek, een offerte, een plan dat af moet.
Waarom eerst?’s Ochtends heb je de meeste energie en de minste onderbrekingen. Is je frog op, dan werk je de rest van de dag zonder dat ding in je achterhoofd. Wat je daarna nog doet, is winst.
Waarom elke dag?Eén belangrijke taak per dag zijn er ruim 200 per jaar. Zo komen je jaardoelen er vanzelf, stap voor stap, in plaats van “als ik eens tijd heb”.
Het boek. Brian Tracy maakte van dit gezegde in 2001 het boek Eat That Frog!, met 21 manieren om te stoppen met uitstellen. Het is wereldwijd een bestseller en ook in het Nederlands verschenen onder dezelfde titel. De kern in vier regels:
- Weet wat je wilt. Zonder heldere doelen weet je niet welke taak je frog is.
- Plan vooraf. Kies je frog de avond ervoor, dan begin je zonder twijfel.
- Grootste eerst. Begin met de belangrijkste taak, niet met de makkelijkste.
- Eén tegelijk, tot het af is. Niet half beginnen en wisselen, maar doorwerken tot hij klaar is.
Zo werkt het in de Frogplanner
- Kies je frog voor morgen aan het eind van de dag: tik bij een taak op Maak frog. Kies de taak die je weekdoel het verst vooruit helpt.
- Hij staat bovenaan Vandaag, in een gouden kaart: “Daily frog · eerst dit”. Alle andere taken staan eronder.
- Vink hem af zodra hij klaar is. Je reeks telt hoeveel dagen op rij je je frog at. Werkdagen tellen, het weekend niet tegen.
- Je frog komt uit je doelen. Weekdoel, maanddoel, kwartaaldoel, jaardoel, droom: je ziet altijd waarom deze taak ertoe doet.
Het idee
Van droom naar vandaag, in zeven stappen
Grote doelen voelen ver weg. De Frogplanner knipt ze op, laag voor laag, tot er één taak overblijft die je vandaag doet. Elke laag hangt aan de laag erboven, zodat je altijd weet waarom je iets doet.
DromenWaaromWat wil je zakelijk, privé en persoonlijk bereiken?
Jaar3 tot 5 jaardoelenMeetbaar, met je dromen ernaast.
Kwartaal90 dagenWat moet er dit kwartaal staan?
MaandMaanddoelenWat haal je deze maand?
Week3 tot 5 weekdoelenGekozen in je LION-meeting.
VandaagTakenMet dag, tijd en rol.
Eerst ditDaily frogDe ene taak die je doelen het meest vooruit helpt.
De eerste keer neemt de app je hier stap voor stap doorheen, met de startroute.
Welke taak is je frog?
Twijfel je, stel jezelf deze drie vragen.
- Welke taak helpt mijn weekdoel het meest vooruit?
- Welke taak schuif ik al dagen voor me uit?
- Van welke taak word ik het rustigst als hij af is?
De ActionCOACH-aanpak
Groei komt uit een vast ritme van plannen, doen en terugkijken.
DroomWaar wil je naartoe?
DoelMeetbaar, met een datum.
Plan90 dagen, maand, week.
DoeElke dag je frog.
LeerElke week terugkijken.
Starten in 30 minuten
Je eerste keer: de onboarding-assistent
Je krijgt een uitnodiging per e-mail. Kies een wachtwoord en je bent binnen. Daarna neemt de assistent je aan de hand, op de echte schermen van de app. Gekleurde rondjes wijzen de weg: blauw = hier klikken, geel = hier typen. Je kunt altijd stoppen met Later verder: alles wat je invult, wordt meteen bewaard.
Je kiest zelf waar je begint: Dromen en langetermijndoelen (aanbevolen, eenmalig 45 tot 60 minuten), Kwartaaldoelen (15 minuten) of meteen je Daily Frog (2 minuten). Gepauzeerd? Dan brengt de gele knop Onboarding je terug naar de stap waar je was.
Zet de app op je telefoon
iPhone of iPad: open de link in Safari, tik op Deel (vierkantje met pijl omhoog) en kies Zet op beginscherm. Android: tik in Chrome op Installeren als de app dat vraagt, of kies in het menu ⋮ App installeren. Nu werkt de Frogplanner als een gewone app, met een eigen icoon, ook voor meldingen. Vanaf je tweede dag laat de app onderaan Vandaag zelf zien hoe het moet; en altijd via Instellingen → Hulp → App op je beginscherm.
iPhone · Deel → Zet op beginscherm · Android · InstallerenJe kleuren
Vul de website van je bedrijf in en tik op Ophalen. Kies dan Frogplanner (de vertrouwde kleuren), Website · stijl 1 (je hoofdkleur voorop) of Website · stijl 2 (licht en rustig), en tik je hoofdkleur aan. De frogkaart blijft altijd goud. Later wijzigen kan bij Instellingen → Kleuren; de kleuren gelden op al je apparaten. In donkere modus zie je de Frogplanner-kleuren.
Onboarding · Je kleuren · Instellingen → KleurenJe bedrijf
Vul de naam van je bedrijf in. Heb je nog een rol waar je tijd in steekt, zoals een bestuursfunctie of een tweede bedrijf? Zet die er ook bij.
Onboarding · Je bedrijfEerst je dromen, of meteen je jaarplan
Je kiest zelf. De dromen zijn acht vragen, één voor één, met bij elke vraag een uitleg en een voorbeeld. Wie ze eerst opschrijft, kiest doelen die er echt toe doen. Je kunt ze ook later invullen.
Onboarding · bij voorkeur op de computerJe jaarplan
Dit is de enige stap die je niet kunt overslaan. Schrijf je visie en jaarthema op en 3 tot 5 jaardoelen, van waar je nu staat naar waar je wilt zijn. Je top 3 uit de dromen staat erboven, als geheugensteun.
Onboarding · JaarplanKwartaal, maand, week en je eerste frog
Je vertaalt je jaardoelen naar 90 dagen, een maanddoel en één tot drie weekdoelen. De assistent zet ook je vaste momenten in je agenda, zoals de LION-meeting op vrijdag. Tot slot kies je de ene taak die je als eerste doet.
Onboarding → Vandaag
Later nog eens doorlopen? Op de computer staat onderaan de pagina de knop Startroute; die start de assistent opnieuw.
Je dag
Vandaag: frog, taken, klaar
Het scherm dat je het vaakst opent. Bovenaan je frog in goud, daaronder je taken. De gekleurde rand laat zien bij welke rol een taak hoort.
Daily frogTik op de frog om hem aan te passen. Vink hem af zodra hij klaar is. Je reeks telt het aantal dagen op rij dat je je frog at.
Taken in de kleur van je rolElke taak heeft een rand in de kleur van zijn rol. Tik op Wijzig om hem te openen. Bovenaan pas je de titel aan. De knoppen eronder zijn keuzeknoppen: tik op de rol of het weekdoel om ze te kiezen (grijs Rol of Weekdoel betekent: nog niets gekozen). Naast de rol staat de agendaknop: groen met dag en tijd als de taak in je agenda staat, grijs Agenda als dat nog niet zo is. Tik erop om hem in je agenda te zetten. Daaronder staat Maak Frog, en dan Datum, Morgen, Overmorgen, Vrijdag, Weekend en Volgende week. Zet je een taak in je agenda, dan staat die daar als vrij, zodat je dag niet geblokt raakt. Met Datum kies je dag, tijd, duur en of de taak herhaalt; hij begint op morgen 12:00. Er is geen aparte Opslaan-knop: je wijziging wordt bewaard als je op Sluiten tikt. Een nieuwe taak duurt standaard 30 minuten. Rechtsonder staat Verwijderen (tik twee keer). Rechtsboven sluit je de taak met Sluiten. Zo werkt het bij alle taken en doelen.
Taak bij een andere persoon zettenHoort een taak bij iemand uit Mensen, dan staat zijn of haar naam erbij. Klik op Wijzig en dan op de naam: je kiest eerst uit mensen van hetzelfde bedrijf, team of dezelfde rol, daaronder uit iedereen.
Taken wijzigen in WeekIn Week, bij Taken per dag, klik of tik je op een taak. Hij opent op dezelfde plek, met dezelfde knoppen als bij Vandaag: rol, persoon, weekdoel, notitie, datum, Maak Frog en Verwijderen. Klaar? Tik op Sluiten.
Vegen op de telefoonVeeg een taak naar rechts om hem af te vinken, naar links om hem naar morgen te schuiven. Met de stippen rechts sleep je de volgorde.
Taak verplaatsenHoud een taak even vast (of trek direct aan de stippen rechts). De taak krijgt een gouden rand en bovenin staat Verplaatsen: nu kun je hem slepen. Een gouden stippelvak laat zien waar hij landt, met Plek 2 van 5 erbij. Laat los om hem neer te zetten. Op de computer houd je de muis ingedrukt of sleep je aan de stippen.
Nieuwe taakTik op de blauwe +. Typ de taak en kies datum en tijd en weekdoel. Met de microfoon ernaast spreek je hem in.
Snel typenTyp een taak in één regel, de app vult dag, tijd, rol, persoon en frog zelf in. Voorbeeld: Offerte Jansen vrijdag 14:00 #ltv ! wordt “Offerte Jansen” op vrijdag om 14:00, bij de rol LTV, als je frog.
Dag: vandaag, morgen, overmorgen, maandag…zondag of kort (ma, di, wo, do, vr, za, zon), volgende week, volgende week di, 12 nov, 12-11.
Tijd: 14:00, 9.30, 14u, om 9 (om 1 t/m 6 = middag), half 3, kwart over 10, kwart voor 4. Afgerond op een kwartier; “2 uur werk” blijft gewoon tekst.
Rol: # met het begin van de rolnaam, bijvoorbeeld #techni of #prive. Persoon: @ met de voornaam of het begin ervan, bijvoorbeeld @laura of @lau. De persoon moet in Mensen staan; de taak staat dan ook bij die persoon, en zonder # krijgt hij de rol van die persoon. Frog: een los !.
Onder het veld zie je meteen wat herkend is. Tik op zo’n label als het woord in de titel moet blijven (bijvoorbeeld bij “Bel Vrijdag BV”). Werkt bij Vandaag, Week, Inbox (met een dag of tijd gaat de taak meteen naar die dag) en bij inspreken. Meer uitleg en voorbeelden in Tips en kennis.
Dag: vandaag, morgen, overmorgen, maandag…zondag of kort (ma, di, wo, do, vr, za, zon), volgende week, volgende week di, 12 nov, 12-11.
Tijd: 14:00, 9.30, 14u, om 9 (om 1 t/m 6 = middag), half 3, kwart over 10, kwart voor 4. Afgerond op een kwartier; “2 uur werk” blijft gewoon tekst.
Rol: # met het begin van de rolnaam, bijvoorbeeld #techni of #prive. Persoon: @ met de voornaam of het begin ervan, bijvoorbeeld @laura of @lau. De persoon moet in Mensen staan; de taak staat dan ook bij die persoon, en zonder # krijgt hij de rol van die persoon. Frog: een los !.
Onder het veld zie je meteen wat herkend is. Tik op zo’n label als het woord in de titel moet blijven (bijvoorbeeld bij “Bel Vrijdag BV”). Werkt bij Vandaag, Week, Inbox (met een dag of tijd gaat de taak meteen naar die dag) en bij inspreken. Meer uitleg en voorbeelden in Tips en kennis.
Focus: alleen wat vandaag af moetKlik bovenin Vandaag op Focus. Menu, meldingen, tegels en Aandacht verdwijnen; je ziet alleen je frog en je open taken. Op de telefoon verdwijnt ook de balk onderaan. Met Focus uit is alles terug. Je telefoon en computer onthouden elk hun eigen stand.
Kleur uitLiever een rustig, grijs scherm? Ga naar Instellingen en klik op Kleur: aan om hem uit te zetten. Het menu wordt licht en de rolkleuren grijs. De frog houdt een gedempte gouden kleur, en rood en oranje bij doelen die achterlopen blijven staan.
Kolommen breder of smallerOp de computer staat een streepje tussen Vandaag en de rechterkolom. Sleep het naar links of rechts. De app onthoudt je keuze. Dubbelklik om terug te gaan naar half-half.
Dag afsluitenAan het eind van de dag: wat bleef liggen, schuif je in één keer door. Per taak kies je Morgen, Overmorgen, Weekend, Volgende week of een eigen Datum; zonder vinkje blijft een taak staan. Je kiest meteen de frog voor morgen. Daarna staat er ✓ Dag afgesloten; tik erop als je hem toch nog een keer wilt afsluiten.
Voorbeeld van rolkleuren:
SalesOperatieVoorzitter VVPrivé
Je week
Elke vrijdag: de LION-meeting
Een vast overleg met jezelf, van een half uur. Je kijkt terug op de week die bijna voorbij is en kiest de weekdoelen voor de week erna. LION staat voor de vier vragen die je stelt. Zet het als vaste afspraak in je agenda, bijvoorbeeld op vrijdag om 15:00.
LLast week · afgelopen weekWat ging er goed?Welke weekdoelen heb je gehaald? Hoeveel taken en frogs? Waar ben je trots op?
IIssues · problemenWat zat in de weg?Wat werkte niet, wat bleef liggen en waarom? Wat doe je anders?
OOpportunities · kansenWelke kansen zie je?Een klant die iets zei, een idee, iemand die je kan helpen. Zet het in je inbox of maak er een doel van.
NNext week · volgende weekWat ga je doen?Kies 3 tot 5 weekdoelen en spreek met jezelf af waar je op focust. Niet gehaald? Neem het met één tik over. Sluit af met de vraag: wat is je grootste succes van deze week?
Herinnering op vrijdagOp vrijdag om 18:00 verschijnt bij Vandaag de kaart Weekreview (en een melding, als je meldingen aan hebt). Doe hem meteen, of schuif hem naar zaterdag, zondag of maandagochtend. Op dat moment krijg je opnieuw een seintje. Doe je je review liever standaard op zaterdag, of op een andere tijd? Dat zet je onder Meldingen.
Waar gaat je tijd naartoe?Heb je meer dan één rol, dan kun je per rol invullen hoeveel uur per week je eraan wilt besteden. Bovenaan Week zie je dan een dun balkje: hoeveel uur je per rol hebt gepland, naast je richtgetal. Een oranje getal betekent: flink meer of minder dan je wilde.
Doelen
Dromen, jaar, kwartaal en maand
Onder Doelen staan vier schermen. Elk doel laat met een balk zien hoe ver je bent, en welke doelen eronder hangen.
DromenZeven vragen over wat je echt wilt: zakelijk, privé en persoonlijk, wat je als kind wilde worden, wat je wilt nalaten, en de drie dingen die je het allerliefst wilt bereiken, met je waarom. Met Doorloop de vragen krijg je ze één voor één, met uitleg en een voorbeeld. Zijn ze ingevuld, dan zie je een rustig overzicht. Met Bewaar als pdf maak je er een nette pagina van.
Je tijdVul je leeftijd en verwachtingen in. Een balk laat zien hoeveel van je leven je al gehad hebt en hoeveel werkjaren er nog komen. Daaronder: hoeveel business-jaarplannen, werkweken, zomers en weekenden je nog hebt.
JaarJe jaarplan op één scherm, in vaste vakken: visie, jaarthema, waar je nu staat (cijfers en drie lessen), maximaal vijf jaardoelen per rol, kerncijfers met groen, oranje of rood, en wat je níet doet. Klik op Wijzig bij een vak om het in te vullen. Per jaardoel zet je van waar naar waar, waarom, een mijlpaal per kwartaal en één tot drie strategieën. De app kiest zelf welke vakken je krijgt: heb je een team, dan komen er eigenaren en het vak Mensen bij, met een MT ook Investeringen. Begin je aan een nieuw jaar, dan vraagt het jaarplan eerst hoe je bedrijf er nu uitziet. Met Jaarplan als document maak je er een pdf van. In het laatste kwartaal verschijnt de Terugblik: wat is gelukt, wat niet, en wat neem je mee naar volgend jaar.
Kwartaal · 90 dagenJe jaardoelen vertaald naar een 90-dagenplan. Dat is het hart van de ActionCOACH-aanpak: kort genoeg om scherp te blijven. Aan het eind evalueer je het kwartaal en neem je open doelen mee.
Een doel wijzigenKlik op Wijzig. Bovenaan pas je de titel aan. De knoppen eronder kies je door erop te klikken: de rol, het hogere doel (bijvoorbeeld Kwartaaldoel: …) en het aantal doelen eronder, zoals 0/2 weekdoelen +. Klik daarop, of op Stel weekdoelen op, om er een toe te voegen. Een voortgangsbalk zie je bij kwartaal- en maanddoelen pas als er minstens twee doelen onder hangen. Verwijderen staat rechtsonder. In het vak Notities of meetbare resultaten schrijf je wat je precies wilt bereiken.
Weekdoel naar volgende weekLukt een weekdoel deze week niet meer? Klik op Wijzig en dan op Naar volgende week. Het doel schuift door, en de open taken die eraan hangen gaan mee naar maandag. Afgevinkte taken blijven in deze week staan.
Hogere doelen gebruikenOp Kwartaal, Maand en Week staan bovenaan de doelen van het niveau erboven, bijvoorbeeld Kwartaaldoelen Q4 ›. Klik op die titel om naar dat scherm te gaan. Op de computer sleep je een doel naar je lijst, of dubbelklik je erop. Op de telefoon tik je op het doel of op de +.
Maand en Nog te gaanWat je deze maand haalt. Op de computer laat de tegel Nog te gaan zien hoeveel tijd er van de maand, het kwartaal en het jaar verstreken is, naast hoeveel doelen je al hebt gehaald.
Eén rol tegelijk bekijkenHeb je meer rollen, bijvoorbeeld je bedrijf, een bestuursfunctie en privé? Bovenaan Jaar, Kwartaal, Maand en Week staan knoppen per rol. Kies een rol en je ziet alleen de doelen van die rol; een nieuw doel krijgt die rol vanzelf. Visie en jaarthema blijven van jou als persoon; cijfers, kerncijfers en wat je níet doet vul je per rol in. Klik op Alles (of op het kruisje) om alles weer te zien, gegroepeerd per rol. Vandaag laat altijd alles zien.
BehaaldVink je een doel af, dan schuift het naar onderen, onder een streep, met een groene sticker Behaald. Bovenaan zie je zo alleen wat nog open staat. Behaalde jaardoelen staan op het Kwartaal-scherm niet meer in de sleepbalk, maar onder de streep.
Dromen en doelen vul je bij voorkeur in op de computer. Op je telefoon kijk je ze terug.
Rollen en projecten
Waar je verantwoordelijk voor bent, en wat je afmaakt
Een rol loopt door: je bedrijf, een bestuursfunctie, Privé. Iets wat ooit af is, zoals een nieuwe website of een sponsoravond, is geen aparte lijst maar een kwartaaldoel, met maanddoelen als fases. Alles per rol vind je in het tabblad Rollen.
RollenBovenaan het tabblad Rollen, naast de gekleurde rolknoppen, staat Rol toevoegen / wijzigen. Daar beheer je je rollen: naam, kleur, of de rol eigen jaardoelen heeft, en hoeveel uur per week je eraan wilt besteden. Kies bovenaan een rol, dan zie je de doelen en taken van die rol. Wat je daar in de inbox typt, krijgt meteen die rol. Heb je maar één rol, dan zie je nergens kleuren of labels.
ProjectenMaak van het project een kwartaaldoel, bijvoorbeeld “Nieuwe website live”. Met Stel maanddoelen op zet je per maand een fase: oktober teksten en foto’s, november bouwen, december testen en live. Een maanddoel hoeft dus geen getal te zijn. Onder elke fase zet je weekdoelen, en daaronder je taken per dag. Lees het hele voorbeeld in Tips en kennis.
Een taak aan een rol koppelenOpen de taak met Wijzig en kies de rol. Hangt de taak aan een weekdoel, dan volgt de rol vanzelf. Klaar met wijzigen? Klik rechtsboven op Sluiten.
Mensen en aandacht · optioneel
Onthoud wat ertoe doet bij de mensen om je heen
Voor managers, ondernemers en adviseurs met veel contacten. Zet het aan met de knop Mensen-tab bij Instellingen.
AandachtElke dag een paar tips: een verjaardag, iets om naar te vragen of iemand die je lang niet sprak (dat laatste pas na je eerste maand, als de app weet wanneer je iemand sprak). Kies Vandaag (wordt een taak), Later of Weg.
Gesprek voorbereidenAfspraken uit je agenda met iemands naam verschijnen vanzelf, met de agendapunten erbij. Een dag van tevoren staat het gesprek bij Aandacht, met de knop Voorbereiden. Op de computer zie je ook de komende gesprekken van twee weken.
Gesprek vastleggenNa een gesprek: een korte samenvatting met highlights. Wat er is afgesproken wordt een actiepunt.
Acties beoordelen en opvolgenKeur actiepunten goed en kies wie het doet en wanneer. Jouw acties komen als taak in Vandaag. Acties van anderen staan bij Opvolgen. Tik op een actie om hem direct aan te passen.
Iemand vindenDe zoekbalk staat direct onder Aandacht. Daaronder kies je Alles of een rol waar je doelen voor hebt. Onder + Persoon toevoegen staan Import Gesprek en Opvolgen.
Persoon toevoegenVul de naam in, en eventueel bedrijf en functie. Bij Hoort bij kies je de rol. Bovenaan zie je het rondje met de initialen; de app kiest zelf een kleur. Kies je een andere kleur, dan zie je het rondje meteen veranderen. Met Alleen … geldt de kleur voor deze persoon, met Iedereen voor iedereen bij hetzelfde bedrijf (hun rondjes kleuren bovenaan mee). Handig: werk je met één bedrijf, geef dan mensen per afdeling een eigen kleur.
Voor volgende keerTyp op de kaart van iemand wat je de volgende keer wilt vragen. Het wordt meteen bewaard (je ziet Opgeslagen) en komt terug bij Aandacht.
Stamkaart en weetjesPartner, kinderen, hobby’s, verjaardag. Geef een weetje een datum en de app herinnert je eraan om ernaar te vragen.
MyDrives-profiel aanzettenWerk je met MyDrives? Zet het aan in Instellingen → Weergave → MyDrives-profiel. Het staat standaard uit. Uitzetten verbergt het profiel; wat je hebt ingevuld blijft bewaard.
Rapport uploadenOp de stamkaart tik je bij MyDrives-profiel op Rapport uploaden en kies je het MyDrives-rapport: de hele PDF, of een screenshot of foto van de pagina met de ijsberg. In Mensen kan het ook met MyDrives-rapport inlezen; de app zoekt dan zelf de persoon bij de naam in het rapport. Je krijgt eerst een controlescherm met alle zeven kleuren: klopt een kleur of getal niet, pas het aan en tik op Opslaan. Lezen gebeurt op je eigen toestel; het bestand wordt niet bewaard, alleen de cijfers.
Wat je op de stamkaart zietBovenaan staat Energie: de kleur die iemand de meeste energie geeft en de kleur die de meeste energie kost (voorkeur min oppositie). Daaronder de drie voorkeuren en de drie opposities als balken. De hoogste score loopt tot halverwege, de andere zijn naar verhouding. Bij de voorkeur staan de sterke kanten van die kleur, bij de oppositie wat die kleur je energie kost. Opposities zijn gearceerd. Liever zelf invullen? Tik op Wijzig (of Zelf invullen).
Google of Outlook ContactenRechts naast het zoekveld staat de knop om in je contacten te zoeken. Bovenaan het venster kies je Google, Outlook of (op de telefoon) Telefoon; de app onthoudt je keuze. Op een Android-telefoon kies je mensen direct uit je contacten. Op de iPhone deel je een contact eerst naar Bestanden (Deel contact → Bewaar in Bestanden) en kies je dat bestand. Zoek of kies een label, vink aan wie je wilt en klik op Importeren. Naam, bedrijf, telefoon, e-mail, verjaardag, partner en kinderen komen op de stamkaart. Op de kaart van iemand staat rechtsboven, onder Bewerken, de knop Gegevens bijwerken: je koppelt de persoon één keer en ziet daarna wat er nieuw of anders is. Jij vinkt aan wat er overgenomen wordt; niets wordt overschreven zonder jouw vinkje en niets gaat terug. Google vraagt de eerste keer om toestemming (alleen lezen). Bij Outlook maak je eerst een export van je contacten (CSV of .vcf); de app legt uit hoe.
Namen zonder kaartNoemt een geïmporteerd gesprek iemand die nog geen kaart heeft (“Laura belt de klant”), dan zie je die naam bij Namen zonder kaart. Kies Aanmaken of koppel hem aan iemand die er al staat; de acties gaan mee. Maak je zelf een persoon aan met die naam, dan vraagt de app of de acties erbij horen.
Tip: begin met de vijf tot tien mensen die er het meest toe doen.
Team · voor leidinggevenden · optioneel
Eén plan, en elke week zien waar je moet helpen
Leid je een managementteam? Zet de MT-variant aan bij Instellingen. Dan komt er een menu Team bij. Je managers krijgen een persoonlijke uitnodigingslink.
Het menu: Mensen, Team en MTVuistregel: Mensen = personen, Team = inrichting, MT = plannen. Bij Mensen zie je met wie je te maken hebt; met de knoppen bovenaan kies je Iedereen of één team. Bij Team richt je je team in: leden, 1-op-1-gesprekken en huisstijl. Per MT-team staat in het menu een groep MT · teamnaam met Bedrijfsplan, Afdelingsplannen en MT-overzicht. Een solo-ondernemer ziet alleen Mensen.
Mensen per teamKies bij Mensen bovenaan je team. Iedereen in één lijst, met één kleur en één zin: het slechtste kwartaaldoel, wat er bij jou ligt, of de LION nog niet is ingevuld. Rood staat bovenaan.
De kaart per persoonKlik op een naam: hoe staat het, de volgende LION, wat er bij jou ligt, en dromen en plannen. Met Alles zie je de volledige kaart met afspraken en gesprekken.
Bedrijfsplan en afdelingsplannenJij zet de bedrijfsdoelen, elke manager zijn afdelingsdoelen en kwartaaldoelen met een stoplicht. Heeft iemand nog geen account, dan vul jij het plan alvast in. Het gaat mee zodra hij inlogt.
90-dagenplan importerenBij Afdelingsplannen → Kwartaaldoelen lees je het ingevulde formulier “90-dagen actieplan” in. De doelen worden kwartaaldoelen, met de acties eronder als maanddoelen (in de maand van hun einddatum).
Maanddoelen per kwartaaldoelOnder elk kwartaaldoel van een afdeling staan de maanddoelen, per maand. Vink ze af als ze klaar zijn. Een maanddoel uit een afgelopen maand dat nog open staat, krijgt het label niet afgevinkt. Oude actiestappen zijn vanzelf omgezet naar maanddoelen.
Presenteren in het MT-overlegBij Afdelingsplannen en het MT-overzicht staat de knop Presenteer. De app gaat schermvullend: eerst een titeldia, dan het overzicht van alle afdelingen met een gekleurde stip per kwartaaldoel, dan per afdeling de kwartaaldoelen, en per kwartaaldoel de maanddoelen per maand. Tik om dieper te gaan; met Esc of het kruimelpad bovenaan ga je terug. Als eigenaar van het team pas je tijdens het overleg alles direct aan: afvinken, status wisselen (tik op het bolletje), titel en maanddoelen wijzigen, en + Maanddoel per maand. Weekdoelen staan er bewust niet in; die horen in de LION. Een maanddoel verplaats je naar een andere maand door het aan het greepje (⠿) naar die maand te slepen. Rechtsonder staat een knop naar de volgende afdeling; na de laatste afdeling komt het Totaalbeeld met alle kwartaaldoelen op één scherm.
Huisstijl van je bedrijfBij Rollen → Rol toevoegen / wijzigen tik je bij de rol op Website, vul je het adres in en tik je op Ophalen. De app haalt het logo, de kleuren en het lettertype op. Bij Team → Huisstijl kies je bij welke rol het team hoort; dan gebruikt het team de website van die rol. Meer hoef je daar niet te doen. Start je daarna een presentatie of werksessie, dan vraagt de app eenmalig: in de stijl van de website? Kies Ja, tik de hoofdkleur aan en kies versie 1 (hoofdkleur voorop) of versie 2 (lichte vlakken). Of kies de Frogplanner-stijl. Later wisselen kan rechtsonder met Andere stijl; daar zit ook Kleuren aanpassen. Hoort het team bij geen rol, dan vul je de website daar los in.
Werksessie: samen doelen opstellenAls eigenaar van het team tik je bij Bedrijfsplan, Afdelingsplannen of het MT-overzicht op Werksessie. Kies waarover (eerst de Bedrijfsdoelen, daarna per afdeling) en de periode. Stel maximaal 5 bedrijfs- en afdelingsdoelen: meer doelen is niet beter, want dan gebeurt alles half. Dan vijf stappen op het grote scherm: 1 Terugblik (per open doel: Doorschuiven, Afgerond of Laten vallen), 2 Ideeën (iedereen zet ideeën in de bak, met naam), 3 Stemmen (iedereen geeft 3, 2 en 1 punt; Toon uitslag trekt de streep), 4 Uitwerken (van → naar, eigenaar, kerncijfer of bedrijfsdoel, en per maand een maanddoel) en 5 Afspreken (checklist en Zo spreken we het af). In de Terugblik kun je ook de maanddoelen doorschuiven (naar de volgende maand, eventueel het volgende kwartaal), afronden of laten vallen. Daarna staan de doelen in het plan en wat afviel bij Bewust niet. Een testsessie haal je weg bij Eerdere sessies → Verwijderen; afgesproken doelen blijven dan in het plan staan. Met Verslag als pdf bewaar je het verslag. Alles wordt meteen bewaard; je kunt later verder.
1-op-1-gesprekken: LION, gewoon 1-op-1 of geenBij Team kies je per team de vorm van de vaste gesprekken. LION (aanbevolen): elke manager vult zijn LION vooraf in, met zijn weekdoelen; jij ziet hem in je gesprek. Gewoon 1-op-1: een eenvoudig gespreksblad met agendapunten (jullie zetten er allebei vooraf iets op), notities en afspraken. Geen gesprekken: alleen de plannen, bijvoorbeeld voor een bestuur. Per persoon kun je afwijken bij Wijzig, en kies je hoe vaak: wekelijks, om de week of maandelijks (de eerste keer in de maand op die dag). Afspraken komen in beide vormen als taak in de planner van wie het doet. Alles staat bij Team → Gesprekken. Een medewerker kan zijn top 3 dromen met je delen; zonder vinkje blijven ze van hem.
Meerdere teamsBen je in meer rollen leidinggevende, bijvoorbeeld CEO van je bedrijf en voorzitter van een vereniging? Maak dan bij Team → + Nieuw team een tweede team aan en kies bij welke rol het hoort. Bovenaan Team wissel je tussen je teams; bij Rollen → Rol toevoegen / wijzigen zie je per rol Team: …. Elk team heeft zijn eigen plannen, leden en gesprekken. Ben je in een team lid en gebruikt je baas de Frogplanner niet, dan is dat gewoon een rol in je eigen planner.
Mensen en Team horen bij elkaarWie in je team staat, staat ook bij Mensen, in de kleur van de afdeling. Heb je iemand eerst bij Mensen gezet? Zet de Soort op Medewerker, open de kaart en klik op Zet in je team. Naam, e-mail en functie staan dan al ingevuld. Bij Team → + Lid toevoegen kies je eerst uit de mensen die al bij Mensen staan; de naam en het e-mailadres worden dan ingevuld. Staat iemand er nog niet in, tik dan op Nieuw persoon.
Handig om te weten
De extra’s
TerugknopDe terugknop van je browser of telefoon brengt je naar het vorige scherm in de app, bijvoorbeeld van een persoon terug naar Mensen of van Week terug naar Vandaag.
ZoekenOp de computer bovenaan het menu, of druk op /. Op de telefoon het vergrootglas rechtsboven. Zoekt in taken, notities, doelen, mensen en de inbox.
InboxVoor alles zonder datum. Leeg hem eens per week: plan het op een dag, maak er een doel van of gooi het weg. Je kiest er ook een rol bij, en tik op de titel om hem te wijzigen. Op de telefoon opent de knop Inbox direct het invoerveld.
InstellingenAlles in losse blokken: Agenda, Meldingen, Weergave (kleur, tekstgrootte, onderdelen), Je gegevens (exporteren, back-ups), Account en Hulp. Op de computer onderaan het menu, op de telefoon onderaan elke pagina (het tandwieltje), naast Gesynchroniseerd. Helemaal onderaan zie je welke versie je gebruikt, bijvoorbeeld versie 1.85. Zo weet je na een update meteen of je de nieuwste hebt.
Tips en kennisNaast deze handleiding is er een pagina met korte artikelen over plannen, doelen stellen en doelen halen, zoals Eat that Frog en de Eisenhowermatrix. Je vindt hem bij Instellingen onder Hulp, en op de computer onderaan het menu. Naar Tips en kennis.
Tips op het juiste momentIs je frog twee dagen achter elkaar blijven staan, of groeit je takenlijst al vijf dagen en staan er meer dan 15 taken op? Dan vraagt de app de dag erna of je tips wilt. Klik op Ja, graag voor een paar praktische tips, of op Nee, bedankt. Je krijgt dezelfde vraag hooguit één keer per week.
Tijd in je agendaHeb je jaardoelen, kwartaaldoelen of weekdoelen gezet, dan stelt de app voor om tijd in je agenda te zetten: de laatste drie vrijdagen van het jaar voor je volgende jaarplan, de laatste vrijdag van het kwartaal voor je volgende kwartaalplan, en elke vrijdag een half uur voor je LION-meeting. Op de laatste vrijdag van de maand heet die afspraak Maandplan. Standaard om 15:00; tijd en duur kies je zelf, in kwartieren.
LION-meeting en evaluatieDe knop Start LION-meeting staat bij Week vanaf donderdag. Bij eerdere weken heet hij LION bekijken. Kwartaal evalueren zie je in de laatste week van het kwartaal en bij eerdere kwartalen.
Menu DoelenOp de computer klik je op Doelen om Dromen, Jaarplan, Kwartaal en Maand te tonen of te verbergen.
MeldingenDrie per dag, alleen als er iets te doen is: frog kiezen (08:30), frog nog open, “rond hem af voor de lunch” (11:00), en dag afsluiten (17:00). Tijden pas je zelf aan.
AgendaKies bij Instellingen onder Agenda: Google, Outlook of een andere agenda. Taken met een tijd zet je met één tik in je agenda.
HerhalenOpen een taak en kies bij Herhalen bijvoorbeeld Wekelijks. De taak komt dan vanzelf terug.
NotitiesIn elke geopende taak staat een smalle notitieregel. Tik erop om een korte toelichting te lezen of te schrijven.
Doelen delenMet Doelenoverzicht exporteren stuur je je doelen als tekst naar je coach of team. Je dromen bewaar je als pdf.
Groeiscan importerenHeb je de Groeiscan gedaan? Met de knop Zet in Frogplanner (of bij Doelen → Jaar → Groeiscan importeren met het bestand) kies je welke doelen je overneemt. Er wordt niets overschreven.
Back-upsBij Instellingen, onder Je gegevens. Elke week maakt de app een back-up; met Terugzetten ga je terug naar een eerdere stand.
Startroute en handleidingBij Instellingen, onder Hulp: Startroute om de eerste stappen opnieuw te doorlopen (op de computer), en Handleiding voor deze pagina. Zolang je startroute niet af is, staat er bij Dromen en Jaarplan ook een gele knop bovenin.
Powertip
Spreek een taak in, hij staat meteen in je Frogplanner
Maak één keer een Opdracht op je iPhone en koppel hem aan je actieknop (of zeg “Hé Siri, Frog taak”). Daarna druk je, spreekt “Offerte Jansen morgen om 10 uur” in, en de taak staat op de juiste dag. Zonder dag komt hij in je Inbox.
- Frogplanner: Instellingen → Siri en de actieknop → Maak Siri-sleutel. Kopieer de sleutel en het adres.
- iPhone: open Opdrachten en maak een nieuwe opdracht. Voeg Dicteer tekst toe.
- Voeg Haal inhoud op van URL toe: het adres uit stap 1, methode POST, header
x-frog-keymet je sleutel, hoofdtekst JSON met veldtext= de gedicteerde tekst. - Voeg Haal woordenboekwaarde op toe voor
speechen dan Spreek tekst uit. Siri vertelt dan waar de taak staat. - Noem de opdracht “Frog taak”. Koppel hem via Instellingen → Actieknop → Opdracht aan je actieknop.
Je kunt ook een rol of weekdoel noemen: “… project Sales doel nieuwe klanten”.
Het ritme
Een paar minuten per dag, een half uur per week
De app werkt pas echt als je hem op vaste momenten opent.
Elke ochtend5 min
Eet je frog. Kijk naar Vandaag en je agenda. Doe één tip uit Aandacht.Elke avond5 min
Dag afsluiten en de frog voor morgen kiezen.Elke vrijdag30 min
LION-meeting: terugblik, geleerd, weekdoelen voor volgende week. Inbox leegmaken.Elke maand30 min
Maanddoelen bijwerken. Lopen je kwartaaldoelen en projecten nog op schema?Elk kwartaal1 uur
Kwartaal evalueren en een nieuw 90-dagenplan maken vanuit je jaardoelen.Elk jaar2 uur
Terugblik op het jaar, je dromen teruglezen en een nieuw jaarplan maken.